Umsatzsteuer bei Büromiete – Wann kann sie verrechnet werden?

Allgemein sind Büroimmobilien von der Umsatzsteuer befreit, es kann jedoch vorkommen, dass bei der Büromiete die Umsatzsteuer verrechnet wird. Vermieter haben die Möglichkeit trotz Steuerfreiheit eine Umsatzsteuer zu verlangen.

Grund dafür kann sein, dass der Vermieter z.B. für Renovierungsarbeiten an der Immobilie den Vorsteuerabzug geltend machen möchte.

Um die Umsatzsteuer zu verrechnen, müssen jedoch einige Voraussetzungen gegeben sein:

• Die Vermietung ist nur für Unternehmen und muss dem Unternehmenszweck des mietenden Unternehmen dienen
• Der Zeitraum der Vermietung muss über 6 Monate betragen
• Der Mieter muss umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen. Ärzte, Schulen oder auch Kleinunternehmer erbringen keine umsatzsteuerpflichtige Leistungen und sind daher nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Daher ist die Vermietung zwingend steuerfrei.

Notwendige Vereinbarungen im Mietvertrag

Um sich beim Finanzamt möglichen Erklärungsbedarf zu ersparen, ist es wichtig, im Mietvertrag eine klare Stellungnahme zur Umsatzsteuer zu formulieren.

Im Prinzip muss der Mietvertrag wie eine Rechnung gesehen werden. Daher sollte auf folgende Punkte geachtet werden:

• Miete, Nebenkosten und jeweils darauf entfallende Umsatzsteuer sind genau aufzuschlüsseln
• Benennung von Steuernummer bzw. UmsatzsteuerID des Vermieters
• Alternativ kann der Vermieter monatliche Rechnungen stellen – auch hier unter Aufschlüsselung der Umsatzsteuer und Brutto- und Nettobeträgen, einer fortlaufende Rechnungsnummer und Steuernummer bzw. Steuer-ID

Fall Co-Working Spaces

Für die meisten Co-working Spaces oder Business Center ist bei der Miete die Umsatzsteuer fällig. In diesem Fall wird die Nutzung der Büroflächen als ein Service gesehen, da oft nicht nur die reine Vermietung von Flächen angeboten werden, sondern auch weitere Leistungen, wie Firmenadresse, Nutzung von Drucker, Getränke, etc.

Egal, ob die Miete mit oder ohne Umsatzsteuer verrechnet wird, für Unternehmen ist schlussendlich nur der Nettobetrag fällig. Daher ist bei der Bürosuche zu beachten, dass Büromieten generell als ‚netto’ ausgeschrieben sind.